Как написать вежливый отказ

Письмо-отказ

К сожалению, иногда наступают моменты, когда нам приходится писать деловые письма с негативным оттенком. К таким письмам можно отнести и жалобы, и претензии, и героя этой статьи: письмо-отказ. Стремление сохранить лицо и соблюсти деловой имидж диктуют нам определённые правила написания подобных писем: в них важно не обидеть адресата и остаться с ним если не в дружеских, то хотя бы лояльных отношениях. Сегодня рассмотрим структуру писем-отказов и приведем примеры формулировок для текста.

Структура делового письма-отказа такая же, как и в любом другом деловом письме. Рекомендую вам прочитать и эту статью, потому что большинство реквизитов письма-отказа оформляется совершенно стандартно, и говорить о них здесь мы не будем, уделив основное внимание тексту.Отказ пишется на бланке организации, подписывается генеральным директором или уполномоченным должностным лицом, после чего регистрируется. Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма.

Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было. Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д.

Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Уважаемый Олег Олегович!

Уважаемый г-н Макаренко!

Уважаемая г-жа Митрофанова!

Если сомневаемся даже в фамилии адресата, пишем просто «Уважаемые господа!»

В отличие от письма-предложения или жалобы, письмо-отказ пишется тольков ответ на чужое письмо или официальный запрос. Когда вы составляете текст такого письма, стоит учитывать, что оно обязательно должно содержать ссылку на запрос, которая ставится в начале текста или (что еще лучше и абсолютно правильно) выносится в специальный реквизит – в специальные отметки, расположенные под полями для номера письма и даты:

На _____________ от __________ — здесь и пишутся данные запроса.

Если на бланках вашей компании таких специальных полей не предусмотрено, с ссылки на письмо-запрос начнется первый абзац отказа:

В ответ на ваше письмо от 01.07.2015 №434 сообщаем, что…

Прежде чем отказать, необходимо выразить сожаление по этому поводу. Можно заготовить несколько «шаблонных» фраз. Например:

К сожалению, мы вынуждены отказаться от вашего предложения в связи с…

Если в приложении к запросу были какие-либо документы, стоит показать в письме, что вы ознакомились с ними. Этопокажет что вы не отмахнулись от предложения, а внимательно его рассмотрели. В таком случае в письмо включаются фразы:

Мы внимательно ознакомились с вашим предложением…

Мы подробно изучили представленные вами документы…

В случае написания отказа от коммерческого предложения, обязательно стоит поблагодарить за направленное предложение и за то, что вашу компанию рассматривали как возможного партнера. Это распространяется на всех. Даже если у вас крупная корпорация, имеющая множество филиалов по РФ и СНГ, а предложение пришло от начинающего ООО, не стоит забывать про деловой этикет. К тому же, кто знает, может быть, в будущем вам будет выгодно работать именно с этой компанией. То же самое касается и тех, кто присылает вам свои резюме: отказывать нужно корректно и с благодарностью за проявленное внимание.

Благодарим вас за предоставленные материалы и проявленный интерес к нашей компании. Внимательно рассмотрев возможные варианты сотрудничества мы, к сожалению, вынуждены отказаться.

Далее указывается причина отказа. Она должна быть уважительной и объективной. В любом случае стоит писать, руководствуясь правилами ведения деловой переписки: корректно и уважительно.

К сожалению, в данный момент, мы вынуждены отказать вам в связи с проведением ежегодных профилактических работ.

К сожалению, в нашем автопарке не имеется транспортных средств необходимой грузоподъёмности, в связи с чем, мы вынуждены отказать вам в перевозке.

Сожалеем, но в данный момент мы не можем предоставить вам необходимое оборудование в связи с тем, что оно находится в г. Курске и будет перевезено в Москву только в конце этого месяца.

Зачастую вы ничем не можете помочь вашему партнёру или клиенту, и тогда письмо можно стандартно закончить на указании причины отказа. Но вдруг вы действительно можете дать дельный совет, который поможет решить ситуацию? Если вы уверены, что вашему партнеру может пригодиться присланное коммерческое предложение, или знаете, какая из знакомых организаций действительно может пойти навстречу и оказать помощь, напишите об этом. Если у вас есть даже небольшой шанс разрешить ситуацию в положительном ключе, то это будет только в плюс к репутации вашей компании.

Рекомендуем вам обратиться с аналогичным предложением в…

Следуя этим нехитрым правилам, вы сможете составить по-настоящему грамотное деловое письмо-отказ.

Добавить комментарий

  • MS Office (17)
  • Вебинары (4)
  • Виды деловых писем (9)
  • Внутренние документы (13)
  • Вопрос-ответ (2)
  • Движение документов (12)
  • Новости партнеров (2)
  • Нормативные документы (13)
  • Общаемся на работе (20)
  • Отдел кадров (60)
  • Отправка документов (10)
  • Психология (6)
  • Реквизиты документов (19)
  • Совет карьеристу (1)
  • Создаем документы (46)
  • Учет документов (12)
  • Хранение документов (39)
  • Этикет (2)
  • Получать расписание вебинаров и информацию о скидках на e-mail

    Copyright © 2011-2018 ИП Кожанова Евгения Николаевна. Все права защищены.

    Содержание Сайта не может быть скопировано, опубликовано, воспроизведено, передано или распространено любым способом, а также размещено в глобальной сети «Интернет» без предварительного письменного согласия Администрации сайта.

    Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.

    Составляем грамотно деловое письмо-отказ

    2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом.

    3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании.

    Уважаемый Владимир Степанович, добрый день!

    Благодарим Вас за присланное в наш адрес коммерческое предложение.

    Мы внимательно изучили всю предоставленную в нем информацию о вашей компании.

    Предложенный Вами вариант сотрудничества был очень интересен для нас. Но затраты, которые будет вынуждена нести наша компания, в период окупаемости проекта, к сожалению, превосходят наши текущие расходы в данной области. Поэтому по объективным причинам на сегодняшний день мы вынуждены отказаться от ваших услуг.

    Надеемся, что в дальнейшем нам представится еще возможность плодотворного сотрудничества с Вами.

    С уважением, Татьяна Мигунова

    Начальник отдела спецпроектов

    Я наверное садистка, но такие письма писать люблю. Особенно тупым просителям. Конечно, ты должен следить за стилем и не расплываться мыслью. Но, по-моему, не так все сложно.

    Я тоже не люблю эти письма. Но со временем научилась относиться к ним ровно, без личных чувств.

    Я думаю, грамотность не помешает в принципе в любом письме, а тем более в деловом и отказном.

  • Новости

  • © 2014 Секретарус.ru. Все права защищены

    Юридическая консультация

    Деловое письмо отказ — отказ |

    Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии , и жалобы , и письма-отказы. О них мы и поговорим в этой статье. Говорить « нет» и так непросто , да еще и деловой этикет требует делать это так , чтобы сохранить и отношения , и имидж партнера , максимально лояльного к собеседнику. В этой статье мы подробно рассмотрим структуру писем-отказов; здесь же вы найдете образцы речевых клише для написания этих писем.

    Как и любое деловое письмо , письмо-отказ пишется на фирменном бланке организации и подлежит обязательной регистрации. Структура письма-отказа также не отличается от обычного письма.

    Сначала пишется адресат. Это тот руководитель , который подписал письмо-запрос ( то есть необязательно генеральный директор , возможно , что и другое лицо — нужно смотреть то письмо , на которое дается ответ).

    Тема письма. В практике делового общения не принято выносить в заголовки негатив и отрицания. Так и здесь: в тему письма ставится та просьба , с которой к вам обратились. О том , что в просьбе отказано , тема не сообщает.

    О проведении работ

    О заключении договора

    Обращение. Здесь ничего нового: по имени и отчеству к подписанту письма-запроса , сопроводив их словом « Уважаемый».

    Особенность текста письма-отказа в том , что оно всегда пишется в ответ , ведь нельзя отказать , не выслушав просьбы. Поэтому письмо-отказ должно содержать ссылку на запрос. Еще один обязательный элемент такого письма — сожаление по поводу отказа.

    Примеры фраз-клише для выражения сожаления:

    к сожалению , вынуждены отказать вам в…

    с сожалением должен сообщить об отказе

    Вступление. Ссылку на запрос поставить лучше всего здесь , начав текст с нее.

    На ваш исх. От 09. 01. 13 № 5 ( вх. от 10. 01. 13 № 23) сообщаем вам , что…

    На вашу просьбу о выделении оборудования на безвозмездной основе , изложенную в письме от 09. 01. 13 № 17 ( вх. от 10. 01. 13 № 123), сообщаем , что…

    Если заявитель прислал нам на рассмотрение какие-то документы , важно показать , что мы их получили и прочитали. В этом случае письмо начинается так:

    Мы внимательно ознакомились с предоставленными вами документами и пришли к выводу , что…

    Комиссия рассмотрела вашу заявку и благодарит вас за своевременно присланные материалы , однако…

    Мы ознакомились с представленными вами материалами и разделяем вашу озабоченность экологической ситуацией , сложившейся в регионе.

    Мы полностью согласны с вашей точкой зрения относительно расходования средств и благодарим вас за предоставленные статистические материалы.

    Если вы пишете отказ на коммерческое предложение , желательно указать на его преимущества и поблагодарить отправителя за то , что выбрал вас в качестве возможного партнера. ( Даже если вы — крупный холдинг , а предложение пришло от начинающего ООО , правила делового этикета для всех одни.) То же относится к отказам , отправляемым в ответ на резюме. Это позволит сохранить отношения с потенциальным контрагентом или опытным работником , так сказать , «оставить дверь открытой», например:

    Благодарим вас за присланную презентацию. Мы внимательно ознакомились с ней и считаем вас очень перспективным партнером , однако вынуждены отказать вам в сотрудничестве…

    Затем следует изложить причину отказа. Причина должна быть объективной и , желательно , более или менее уважительной. Даже если ваш директор отругал отправителей письма на чем свет стоит и приказал вам послать их куда подальше , правила требуют корректного и обоснованного отказа.

    вынуждены отказать вам в… ввиду отсутствия технической возможности

    к сожалению , материально-техническая база не позволяет нам…, из-за чего вынуждены отказать вам в…

    с сожалением сообщаем вам , что все месте в … заняты , из-за чего вынуждены отказать вам в…

    однако вакансия … уже занята , в связи с чем вынуждены отказать вам в трудоустройстве.

    Наконец , в заключении желательно предложить адресату альтернативу решения вопроса. Конечно , если вы вообще ничем не можете ему помочь , изобретать велосипед не следует. Но вдруг вы знаете , кому может действительно пригодиться его предложение , кто может помочь или ( если человек просто попал к вам не по адресу) куда нужно было стучаться изначально , или же ваши партнеры по бизнесу с ног сбились в поисках именно такого сотрудника… Если есть возможность решить ситуацию положительно , и ситуация того заслуживает , то нужно это сделать.

    Предлагаем вам обратиться с этим вопросом в…

    Рекомендуем вам направить резюме в…

    С подобным вопросом вам лучше обратиться в…

    Попробуйте следовать этим рекомендациям , и у вас получится настоящее , грамотно составленное письмо-отказ , а вовсе не отписка для галочки!

    Image by David-Castillo-Dominici / www. freedigitalphotos. net Похожие статьи

    Метки: документирование , исходящие , пишем письма , стиль деловых документов

    Источники:
    Как написать вежливый отказ 1
    Как написать письмо-отказ, чтобы оно было вежливым и не повредило репутации фирмы? Объяснения, реквизиты и готовые формулировки здесь!
    http://thebestsecretary.ru/?p=3261
    Составляем грамотно деловое письмо-отказ
    Составляем грамотно деловое письмо-отказ 2. Чувствуем себя неловко, отвечая отказом. 3. Нам важно сохранить репутацию, благоприятное мнение о себе или компании. Уважаемый Владимир
    http://secretarus.ru/groups/group/64/blog/936/
    Юридическая консультация
    Практика написания деловых писем не всегда подразумевает написание писем позитивного содержания. Бывают и письма-претензии, и жалобы, и письма-отказы. О них
    http://jurist-konsul.ru/delovoe-pismo-otkaz-otkaz/

    COMMENTS